1.) Zip Datei entpacken und den Ordner in das Webverzeichnis lokal oder Webserver kopieren.

2.) nun folgende Adresse aufrufen z.b. localhost/webapp/Setup/setup.php oder http://ihr-Domainname.de/webapp/Setup/setup.php

3.) Verbindungsparameter zur MySql Datenbank eingeben und den Installtionspfad z.b.  http://localhost/webapp  oder z.b. http://meineDomain.de/webapp

4.) leere Datenbank oder Übungsverein installieren.

5.) x4Clubs starten mit Kennwort "vs" und Benutzername "vs".

Unter Adresse1 tragen Sie Namen, Anschrift und Bankverbindung des Mitglieds ein. Optional ist die Verbandsstruktur. Die gelben Felder werden automatisch beim speichern des Datensatzes ausgefüllt. Sie können aber auch überschireben werden.

Bei der Neuanlage eines Datensatztes wird die Mitgliesnummer und die ZahlerNummer automatisch generiert. Sie können einem Mitglied auch einen anderen Zahler zuordnen, z.b. bei Familien wird das ja oft so gemacht, alle Kontenvorgänge finden dann bei dem als Zahler definierten Mitglied statt.

Adresse2 dient im wesentlichen zur Steuerung der Beitragserhebung.

• Eintritt: Eintrittsdatum des Mitgliedes
• Austritt und Austrittgrund Austritt des Mitgliedes
• Erhebungab Datum der nächsten Erhebung. Dieses Feld wird nach der Eingabe atuomatisch vom System verwaltet.
• Beitragsfreiab / bis  Beitragsfreie Zeiten können hier eingetragen werden. Der Zeitraum wird bei der Beitragserhebung berücksichtigt.
• Rytmus: Die Zahlweise des Mitglieds. Möglich sind monatlich, Quatal, halbjährlich und jährlich.

 Mehr unter Beitragsverwaltung

auf der rechten Seite können Kontaktmöglichkeiten zum Mitglied eingetragen werden.

Telefon mit Klick auf den Telefonhörer wird ein Anruf gestartet. 

E-Mail durch Klick auf den Button wird ihr E-Mail Programm gestartet. Die aktuelle Mailadresse wird eingesetzt.

Website durch Klick auf den Button wird die angegebene Internetadresse aufgerufen.

Adresse3 dient zur Eingabe von Bemerkungen zum Mitglied und zum Hochladen eines Bildes zum Mitglied, falls Sie Ausweise oder ähnliches ausdrucken möchten.

Die Vorlage zum Ausweis ist im Document "ausweis.odt" enthalten, diesen können Sie nach Ihren Wünschen anpassen.

Unter dem Bereich "Beiträge" können Sie Beiträge zu dem Mitglied zuordnen. 

Die zugeordneten Beiträge können Sie unter "Referenztabellen" -> "Beitragsvorgaben" anlegen.

 

Über Referenzutabellen -> Anreden können Sie die Briefanreden für Ihre Mitglieder erstellen.

Im Feld Anrede tragen Sie die Anrede ein. Im Feld Ansprache können Sie einen beliebigen Text "im Beispiel Liebe" und bestimmen dann ob Vorname oder Nachname vom Programm ergänzt werden soll.

Unter Referenztabellen -> Beitragsvorgaben definieren Sie ihre Mitgliedsbeiträge. Diese können Sie dann in der Mitgliederverwaltung unter dem "Reiter Beiträge" den Mitgliedern hinzufügen.

Das Feld Fibukonto ist nur nötig falls eine Übergabe an eine Finanzbuchhaltung vorgesehen ist.

Buchungskennzeoichen werden in der Mitgliederverwaltung im "Bereich Konto" verwendet. Sie dienen eigentlich nur der Übersicht der Zahlungseingänge die per Hand verbucht werden.

 

 

Die Abrechnung erfolgt nach folgendem Schema
Erhebungab Datum beim Mitglied  Startdatum der Erhebung
Austrittsdatum beim Mitglied Endedatum der Erhebung falls es gesetzt ist und in den Erhebungszeitraum fällt.
Rythmus (Abrechnungsperiode) beim Mitglied - wieviel Monate mindestens abgerechnet werden.
Abgerechnet wird immer bis zum gewählten Monat, das Erhebungab Datum der Mitglieder muss kleiner als der gewählte Monat sein. Da die Mitglieder verschiedene Rythmen haben können, greift folgendes Schema.

Beispiel 1: Sie erheben die Beiträge monatlich also z.B. Sie möchten für Januar 2005 abrechnen. Monatszahler werden bis zum 31. Januar abgerechnet. Quartalszahler werden bis 31.März abgerechnet, Halbjahreszahler werden in diesem Beispiel bis zum 30.06.2021 abgerechnet und die Jahreszahler fürs ganze Jahr bis 31.Dezember 2021.

Beispiel 2: Sie erheben die Beiträge monatlich also z.B. für Februar 2021 möchten Sie abrechnen. Monatszahler werden bis zum 28. Februar abgerechnet. Quartalszahler, Halbjahreszahler, Jahreszahler wären bereits im Januar abgerechnet und sind bei dier Erhebung nicht dabei.

Beispiel 3: Sie erheben die Beiträge quartalsmässig also z.B. 1 Quartal im Jahr Monatszahler werden bis zum 31. März abgerechnet. Quartalszahler werden bis 31.März abgerechnet, Halbjahreszahler werden in diesem Beispiel bis zum 30.06.2021 abgerechnet und die Jahreszahler fürs ganze Jahr bis 31.Dezember 2021.

Beispiel 4: Wie Beispiel 3 nur das Sie den Monat April wählen. Monatszahler werden bis zum 30.April abgerechnet. Quartalszahler werden bis 30.Juni abgerechnet, Halbjahreszahler werden in diesem Beispiel bis zum 30.06.2021 abgerechnet und die Jahreszahler fürs ganze Jahr bis 31.Dezember 2021.

Abgerechnet wird also immer mindestens eine Periode, es sei denn Mitglieder haben ein Austrittsdatum. In diesem Falle wird nur bis zu diesem Austrittsdatum abgerechnet. Das selbe gilt für beitragsfreie Zeiten. Fallen diese in eine oder mehrere Abrechnungsperioden, so werden diese ebenfalls berücksichtigt.

 

die Daten werden nun errechnet un das Ergebnis wird Ihnen am Bildschirm angezeigt.
	Bis jetzt ist die ganze Berechnung nur eine Simulation, Sie können sich also das Ergebnis in Ruhe anschauen, ob es Ihren Erwartungen entspricht oder ob Sie noch Daten bei bestimmten Mitgliedern ändern müssen. Ist dies der Fall so wählen Sie Erhebung zurücksetzen.
Über den Button Fehlerprotokoll können Sie sich alle Mitglieder anzeigen lassen, denen wichtige Daten zur Abrechnung fehlen. Ist alles in Ordnung können sie die Erhebung verbuchen. Bei der Verbuchung passiert nun folgendes
Buchungssätze werden auf die Debitorenkonten der Mitglieder geschrieben Die Rechnung für das Mitglied wird generiert.   Die Rechnungen können Sie dann über das Programm "Rechnungen drucken"  ausdrucken oder per Mail versenden.      Das Erhebungab Datum der Mitglieder wird auf den nächsten Erhebungszeitraum gesetzt

 

Mitglieder die Ihnen ein Lastschrifteinzugsmandat erteilt haben, nehmen am LAstschrifteinzugsverfahren teil. Nötig hierzu ist die Bankverbindung IBAN und BIC und im Feld Zahlungsart muss Lastschrift eingetragen sein.

Das Programm stellt alle offenen Posten des Mitgliedes in Rechnung. Nach erfolgter *Übergabe der Buchungen an Ihre Bank können Sie alle Konten der Mitglieder die an diesem Einzug teilgenommen haben, automatisch ausgleichen.

Klicken Sie dann auf den Button "Sepa Datei erstellen" . Es blendet sich ein Link ein "Download SEPA Datei". Speichern Sie Datei und lesen Sie diese in Ihr Online Banking Programm ein.

 

Fehlerprotokoll

Hier werden nur logisch falsche IBAN und BIC Nummern angezeigt. 

Verbuchung der Lastschriften 

Nach erfolgreichen Einlesen der "sepa.xml" Datei in das Bankprogramm können Sie die Mitgliederkonten ausgleichen. Klicken Sie auf Lastschriften verbuchen und alle Konten der Mitglieder die an dem LAstschrifteinzug teilgenommen haben werden ausgeglichen.

 

Nach Abschluß der Beitragserhebung stehen Ihnen die Rechnungsdaten unter dem Programm "Verarbeitung -> Rechnungsdruck" bereit.

Sie können die Rechnungen über ein vorgefertigtes PDF ausdrucken oder die Daten an eine Textverarbeitung übergeben und dann über einen Serienbrief ausdrucken.

 

 

Der Jahresabschluß dient dazu, die Buchungen des Jahres auf den Mitgliederkonten zu löschen und in die Historie zu übertragen. In der Regel führt man den Abschluß am Ende eines JAhres durch. Hat das Mitglied noch Rückstände oder ein Guthaben so wird ein Saldovortrag gebildet.

Falls eine Beitragserhöhung vorgenommen werden soll, können Sie unter Verarbeitung -> Beitragsänderung diese Erhöhung für alle Mitglieder vornehmen.

Wählen Sie im Feld "alter Beitrag" den zu ändernden Beitrag aus. Wenn es sich nur um eine Erhöhung des Betrages handelt würden Sie im Feld "neuer Beitrag" den selben Beitrag wie oben wählen. Geben Sie dann den aten Betrag ein und im Feld "Neuer Betrag" den ab jetzt geltenden Beitragsbetrag ein.

Das selbe gilt für Einmalzahlungen.

Falls Sie auch die Beitragsbezeichnung ändern möchten, so legen Sie zuerst über den "Button Neuen Beitrag anlegen" diesen an und geben dann im Feld "Neuer Beitrag" diesen an.

 

Nun kann es auch einmal vorkommen das sich eine Postleitzahl ändert oder die Bank eine BIC Nummer. Dies können Sie pauschal im Programm "Verarbeitung -> Anschrift / Bank " ändern.

Unter Verarbeitung -> Alter / Ansprache ändern haben Sie die Möglichkeit das aktuelle alter oder die Briefansprache neu zu setzen. Das Alter wird an Hand des Geburtsdatum errechnet. Zusätzlich wird die gültige Altergruppe beim Mitglied eingesetzt.

Über Administrator -> Benutzer anlegen kommen Sie in dieses Formular.

Unter Namen tragen Sie den Namen des Benutzers ein. User Id und Kennwort sind die Anmeldedaten im Programm. Soll der Benutzer Administratorrechte erhalten so tragen Sie im Feld Administrator ein "ja" ein. Ein Administrator benötigt keine Benutzergruppe da diese mit dem Recht Administrator überschireben wird.

Sie können auch eine ganz einfache Rechteverwaltung dirket hier in der Benutzerverwaltung eingeben. Sie können einen Benutzer die Rechte schreiben und löschen entziehen, sodaß er im gesamten Programm nur lesen aber nichts verändern kann. Eine Benutzergruppe wäre hier auch nicht nötig.

 

Über Benutzeregruppen steuern Sie die Rechtevergabe innerhalb des Programmes. Der WebAppGenerator arbeitet nach der Methode "Erst mal ist alles erlauibt" , d.h. ein Benutzer der keiner Gruppe zugeordnet ist hat erst mal alle Rechte im Programm.

Die Rechtevergabe wird gesteuert über die Menueinträge  und oder über die Tabellen selber.

Beispiel : Ein Benutzer darf sich zwar die Adressen ansehen, aber er soll nichts ändern können. Um dies zu erreichen vergeben Sie ihm das Recht "nur lesen" unter der Rubrik Tabellenrechte.

Um einen Benutzer für einen Programmpunkt total zu sperren wählen Sie in der Rubrik "Menürechte" den Eintrag "nicht erlaubt".